Automatizácia - Microsoft 365 - Power Automate
Automatizované spracovanie
e-mailových príloh s Power Automate a MS 365
extrahovanie informácií z PDF
Výzva, ktorú rieši mnoho spoločností, je efektívne spracovanie e-mailových príloh a dokumentov všeobecne. Každodenne prichádzajú dokumenty aj v PDF formáte, ktoré obsahujú dôležité obchodné informácie, faktúry alebo objednávky. Manuálne ukladanie, extrakcia dát a zapisovanie do podnikových systémov je nielen zdľhavé, ale aj náchylné na chyby. Riešením je plne automatizovaný proces s využitím MS 365 a Power Automate, ktorý sa mi podarilo pripraviť u zákazníka.
Prečo využiť automatizáciu s Power Automate?
✔ Šetrenie času – Eliminácia manuálneho zadávania
✔ Znižovanie chybovosti – AI automaticky extrahuje presné dáta
✔ Lepší prehľad o dokumentoch – SharePoint a Power BI zabezpečujú centrálnu evidenciu
✔ Automatizované workflow – Oznámenia a akcie na základe príchozích dokumentov
Automatizované spracovanie e-mailových príloh je ideálnym riešením pre firmy, ktoré chcú optimalizovať svoje procesy, minimalizovať chyby a získať lepší prehľad o dôležitých obchodných dokumentoch. Využite Power Automate na zlepšenie efektivity vašej spoločnosti!
-
Rok implementácie
2024
-
Client
Sinsk and Taps, s.r.o.
-
Automatizácia
MS 365 - Power Automate
-
Projekt
Extrakcia informácii z PDF
Popis fungovania
1. Automatizované ukladanie e-mailových príloh do SharePointu
Power Automate nepretržite monitoruje prichádzajúce e-maily v Outlooku. V tomto prípade je to konkétna e-mailová adresa, ktorá slúži na príjem dokumentov v PDF formáte. Automaticky ukladá prílohy do vopred určeného priečinka v SharePointe. Čo zabezpečuje centrálnu organizáciu dokumentov a ľahší prístup k potrebným súborom pre tím.
2. Extrakcia klúčových informácií z PDF
Za pomoci (OCR) v Power Automate s využitím ChatGPT automaticky extrahujeme dáta z PDF dokumentov. V tomto prípade sú to: Číslo objednávky, Rozmer 1 a Rozmer 2, hodnota položky, číslo položky a dalšie špecifické údaje.
Tieto údaje sa následne štrukturovane ukladajú do Excelu a Dataverse.
3. Zapisovanie do Excelu a Power BI
Vyťažené dáta sa dynamicky zapisujú do Excelu, kde dochádza k ich dodatočnej analýze. Vďaka Power Automate ich tiež automaticky ukladáme, pre Power BI, kde sú vytvorené business dashboardy.
